Komplex besser agil

ODER WARUM WASSERFÄLLE AUSTROCKNEN
Beitragsbild Blog Nr. 4: Komplex besser agil – oder warum Wasserfälle austrocknen

Komplex besser agil

Der zunehmende Veränderungsdruck zwingt Unternehmen, sich selber neu zu erfinden. Ob dabei die Strukturen der Strategie oder die Strategie der Struktur folgen, ist oftmals schwer zu erkennen. Das digitale Zeitalter zeichnet sich durch seine Komplexität und dessen Dynamik aus. Es geht folglich darum, wie rasch Unternehmungen auf Veränderungen reagieren und was ihnen dabei hilft. Obschon die Antwort auf Komplexität und Dynamik in der Ausprägung von Agilität liegt, halten viele Unternehmen an Wasserfall-Projektmanagementmethoden fest.

Unsicherheit durch Planung ersetzen

Im privaten wie auch geschäftlichen Umfeld hatten Menschen seit jeher verschiedenste Herausforderungen zu bewältigen. Die anzugehende Aufgabenstellung kann dabei unterschiedlichster Form sein. Wogegen einfache Probleme üblicherweise anhand von bisherigen Erfahrungen gelöst werden konnten, bedurfte es bei komplexen oder komplizierten Problemstellungen besonderer Herangehensweisen. Weil sich insbesondere Unternehmen aufgrund ihrer Strukturen und den sich stets ändernden Markt- und Rahmenbedingungen verändern müssen, hat das Projektmanagement einen hohen Stellenwert eingenommen.

 

Unternehmen richten sich heute nach wie vor auf Jahreszyklen aus und erstellen Mehrjahresplanungen. Der Zeithorizont für Strategieperioden umfasst meistens immer noch 3 bis 5 Jahre. Die Produkte werden von den Kunden gekauft und der Umsatz entwickelt sich stabil und planbar. Es scheint naheliegend, dass allfällige Lücken im Angebot mit Projekten geschlossen und der Betrieb durch die Line sichergestellt wird. So ist es in Unternehmen zum allgemeinen Verständnis geworden, dass Mitarbeitende aus der Stamm-Aufbauorganisation in interdisziplinären Projektteams an der Weiterentwicklung des eigenen Angebots arbeiten. Was bisher funktioniert haben mag, wird durch den sich immer grösser werdenden Innovations- und Veränderungsdruck fatale Folgen haben.

Die Suche nach Sicherheit

Projektplanungen vermitteln den Anschein, dass die Kosten für die Lösung von Problemstellungen im Voraus geplant werden können. Zugleich soll die Qualität bei Projektstart klar und der Einführungstermin im Projektauftrag fix beschrieben sein? Die in der Literatur umfassend aufgeführten Projektruinen zeigen die Vielzahl der Mängel in der Projektarbeit. Die Liste der Gründe für die terminlichen oder kostenmässigen Überschreitungen ist lang. Inwiefern beispielsweise Bau-, Beschaffungs- oder Investitionsprojekte eine äusserst genaue Planung erfordern, soll an dieser Stelle nicht hinterfragt werden. Dennoch veranlassen die immer wieder anzutreffenden Kosten-, Termin- oder Qualitätsabweichungen Zweifel an der Methodik. Die Ansicht, dass eine umfassende Projektplanung mit starren Kosten, Termin- und Qualitätsvorgaben bei Innovationsvorhaben nachhaltig zum Erfolg führt, ist zweifelsohne überholt. Das Unternehmensumfeld verändert sich heute rasend schnell. Je länger die Zeitspannen als Basis für Planungen verwendet werden, desto grösser ist die Wahrscheinlichkeit, dass die Planung während der Umsetzung obsolet wird und die Lösung bereits vor der Fertigstellung überholt ist. Der Entscheid zu Wasserfall-Projektmanagementmethoden hat somit verständlicherweise zur Folge, dass die Kosten, die Qualität und die Einführungstermine nicht eingehalten werden können.

 

Um den Erfolg von Projekten messen zu können, werden zu Beginn Projektziele und Meilensteine mit Lieferergebnissen definiert. Dies erlaubt dem Management, den Projektverlauf mit Sicht auf Kosten, Termine und Qualität zu kontrollieren.  Der vermeintliche Kontrollverlust in agilen Projekten geht oft mit der Befürchtung eines Qualitätsverlustes einher. Dies kommt daher, weil der Lösungsbeschrieb nicht im Voraus vorliegt und dadurch Unsicherheit auslöst.  Obschon gerade bei agilen Projekten die Kosten und die Termine fix eingehalten werden, muss heute oftmals auf kundenfokussierte Lösungen verzichtet werden. Weil die Ängste vor dem vermeintlichen Kontrollverlust noch zu hoch sind, wird an starren Planungen festgehalten.

Der Weg zur agilen Unternehmung

Agile Unternehmungen erfüllen drei Kerndisziplinen: agiles Anforderungsmanagement, agiles Führen und agiles Arbeiten. Dies lässt sich mit den drei Metakompetenzen des Gehirns vergleichen: Informationen vernetzen, auf die Relevanz hin bewerten und entscheiden. Zellen im menschlichen Gehirn interagieren in Bruchteilen von Sekunden um Entscheide zu treffen. Die Entscheide werden dabei nach dem Mehrheitsprinzip mit gewichteten Stimmen getroffen. Das Bewusstsein wird nur dann aktiviert, wenn es einem Zellennetzwerk nicht möglich ist eine Entscheidung zu treffen. Der Vergleich zwischen Unternehmen und dem menschlichen Gehirn zeigt, dass die Planung mit im Voraus festgelegten Entscheidungsterminen wenig Sinn macht. Vom Management braucht es Entscheide, wenn in den Teams nicht alle nötigen Informationen vorhanden sind. In der heutigen komplexen Unternehmensumwelt ist die Unternehmung selber ein Projekt. Fehlt dabei die Beweglichkeit und die Vitalität zum Meistern von Herausforderungen, so wird das Austrocknen von nach Wasserfall-Projektmanagementmethoden orientierten Unternehmungen absehbar sein.

 

In Unternehmen, die sich weiterentwickeln wollen, bleibt wenig beim Alten. Die weltweit vorhandene Informationsmenge vermehrt sich exponentiell. Es ist demnach kaum mehr möglich, dass das Top-Management über alle nötigen Informationen und Erfahrungen verfügt, um Entscheide zu treffen. Das Management 1.0 beruht auf einfachen Steuerungsmechanismen die sich seit dem Industriezeitalter unwesentlich verändert haben – mit überschaubaren Risiken. Nämlich, dass etwas technisch nicht machbar ist. Diese Ansicht passt nicht zum heutigen Wirtschaftsgeschehen. Um in der dynamischen und komplexen Umwelt erfolgreich agieren zu können, müssen Unternehmen agil handeln können. Der Weg zur agilen Unternehmung erfordert jedoch einen wichtigen Kulturwandel, was die Herausforderung besonders schwierig macht. Die Einführung agiler Projektmanagementmethoden ist somit nicht einfach – jedoch der erste und wichtigste Schritt.